Актуальные вопросы об электронной трудовой книжке
-
19 февраля 2020
1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.
В связи с поступающими вопросами порядок перехода на электронную трудовую книжку разъясняет начальник управления ПФР в г.Котлас Людмила Александровна Дехтярева.
Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?
По закону работодатель обязан до 30 июня 2020 года уведомить каждого своего работника об изменениях в трудовом законодательстве. При этом предусмотрено, что у работника есть право до конца 2020 года сделать выбор о том, что он либо оставляет бумажную трудовую книжку, либо переходит на электронную. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. При выборе ведения бумажной трудовой книжки, работодатель продолжит ее вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку, как на бумаге, так и в электронном виде.
За работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За гражданином сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
У кого будет храниться бумажная трудовая книжка, в случае, если написано работником заявление о ведении электронной трудовой книжки?
Граждане, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.
В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
В какие сроки работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?
С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности зарегистрированных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Это необходимо будет делать только при осуществлении каких-либо кадровых мероприятиях в отчетном месяце или при получении работодателем заявления от работника о выборе формы ведения трудовой книжки (электронный или бумажный вариант).
Если сведения о работнике предоставляются впервые, в них также необходимо указать данные о трудовой деятельности на 01.01.2020 года. А именно перенести в сведения последнюю запись из бумажной трудовой книжки по кадровому мероприятию, которое прошло именно у того работодателя, который предоставляет эти сведения.
С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения. По другим кадровым мероприятиям необходимо будет предоставлять информацию в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.
Как можно будет гражданину получить сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.
Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявление:
· в близлежащем территориальном органе Пенсионного фонда России;
· в многофункциональном центре (МФЦ).
· работодателю
Работодателем информация предоставляется:
- в период работы гражданина не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
- при увольнении в день прекращения трудового договора. В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника, либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заявление о предоставлении сведений работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
Какие сведения будут содержаться в электронной трудовой книжке?
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
· Информация о работнике;
· Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
· Место работы;
· Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
· Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
· Вид поручаемой работы;
· Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
· Причины прекращения трудового договора.